Wie sich Meetings und Workshops unterscheiden

In meinem letzten Beitrag "Warum Meetings ineffizient sind" habe ich näher erläutert, warum Meetings ihren Sinn verfehlen und zunehmend unbeliebter werden, ermüdend sind und auch für Frust sorgen können.

Im Gespräch mit vielen Kunden höre ich immer wieder, dass man ja regelmäßig zusammensitze und Jour fixe macht. Beim tieferen Hinterfragen stellt sich aber in fast allen Fällen heraus, dass während dieser Meetings ...

• … meist der gleiche Teilnehmerkreis anwesend ist.
• … viel über den Status quo gesprochen oder diskutiert wird.
• … Aufgaben delegiert werden.
• … man nicht wirklich voran kommt.
• … und abschließend der Folgetermin abgestimmt wird.

Die Problematik, die daraus entsteht, ist, dass Wissen und Input von den Kollegen oder Experten fehlt, die nicht zum Teilnehmerkreis gehören. Diese können aber wertvolle Entscheidungshilfen und Ideen liefern. Gleichzeitig könnten sie auf direktem Wege auf die Ziele ausgerichtet werden, wobei ihnen auch die Möglichkeit gegeben wird, Dinge zu hinterfragen. Das ist besonders dann wichtig, wenn die Aufgaben auf die Abwesenden weiterverteilt werden.

Gerne sind es auch die Nichtanwesenden, die als Verantwortliche benannt werden, wenn etwas nicht so läuft wie gewünscht. Letztlich werden durch die meisten Meetings unterschiedliche Erwartungshaltungen über Ziele und Aufgaben geschürt, anstatt Klarheit und ein gemeinsames Verständnis darüber zu erzeugen.

So werden Meetings zu unbeliebten Zeitfressern und Platzhaltern im Kalender, die oft dazu noch mit einer Menge Vorarbeit verbunden sind.

Aber zurück zum Unterschied zu Workshops. Es ist natürlich nicht das Ziel, nun so viele Teilnehmer wie möglich einzuladen. Das wird zwar immer gerne gemacht, nimmt aber nur noch weiteren Kollegen produktive Zeit. Es geht darum, den richtigen Teilnehmerkreis zu bestimmen, um alle relevanten Perspektiven mit einfließen lassen zu können. Damit nimmt man Kopflastigkeit durch einseitige Betrachtungsweisen und Betriebsblindheit von eingefahrenen Gruppierungen.

Wie im Beitrag "Warum Meetings ineffizient sind" erwähnt, ist das Netz voll von Meeting-Regeln. Und damit kommen wir zum eigentlichen Unterschied: Es sind eben nur Regeln, während in einem Workshop Methoden angewandt werden! Methoden, die für Struktur sorgen, Hemmungen und Ängste nehmen, Informationen für alle Teilnehmer gleichermaßen visualisieren und damit nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen liefern. Das verleiht Aufgaben mehr Sinn, sorgt für Akzeptanz und erzeugt Momentum.

Abschließend fasse ich den Unterschied zwischen Meetings und Workshops kurz und knapp so zusammen:

„In Meetings wird über Dinge diskutiert, in Workshops wird an Dingen gearbeitet!“

Es ist also wichtig, sich im Vorfeld zu überlegen, welches Format man wählt. Das heißt aber nicht, dass man immer gleich zu einem Workshop aufrufen muss (Naja, am liebsten schon ;-) ), sondern es gibt Skills und einfache Übungen, die auch alltägliche Meetings deutlich produktiver und effektiver machen.

Im Rahmen den IDEALY Workshops arbeite ich mit meinen Kunden nicht nur an aktuellen Aufgabenstellungen, sondern biete optional auch einen Seminar-Teil an, in dem ich den Teilnehmern zeige, welche Methoden sie künftig nutzen können, um im Team effektiver zusammenzuarbeiten. Mehr dazu auch unter IDEALY Seminare.

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Warum Workshops effizient sind

Warum Meetings ihren Sinn verfehlen

Wer wirklich am Workshop teilnehmen sollte

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Alle, die gerne in das Thema der Moderation von Workshops einsteigen möchten findet in „Workshops gestalten und moderieren“ von Manuel Hausharter erste nützliche Tipps und Anhaltspunkte. Die Methodik steht hier nicht im Vordergrund, sondern eher, was einen guten Moderator ausmacht, wie man sich vorbereitet und den Ablauf plant. Diese Dinge kann man auch gut auf tagtäglichen Meetings übertragen, um diese künftig effektiver zu gestalten.

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