Wer wirklich am Workshop teilnehmen sollte

Ein Workshop will umfassend vorbereitet sein, um optimale Ergebnisse zu liefern. Wichtige Fragen, die es dabei zu beantworten gilt, beziehen sich auf die Wahl der Workshop-Teilnehmer. Wie viele Personen aus welchen Bereichen mit welchem Hintergrund eignen sich am besten? Im weiteren Verlauf dieses Beitrags werde ich dir hilfreiche Tipps dazu an die Hand geben und Unklarheiten schaffen.

Warum ist es so wichtig die richtigen Teilnehmer zu identifizieren?

In der Vorbereitungsphase nehme ich mir sehr viel Zeit, um mit unseren Kunden den optimalen Teilnehmerkreis für die Workshops zu definieren. Aber warum ist das so entscheidend? Wie ich im letzten Beitrag „Wie sich Meetings und Workshops unterscheiden“ bereits angeschnitten habe, finden Meetings oft innerhalb von Abteilungen oder Experten- und Projektteams statt. Diese können fest eingefahren sein, und es sind meist weit mehr Kollegen von dem Projekt oder der Sache betroffen. Aus diesem Grund möglichst viele Teilnehmer einzuladen, ist nicht die richtige Strategie – Das kann sehr kontraproduktiv sein und bindet unnötig zeitliche Kapazitäten. Dennoch wird so immer wieder gerne verfahren, wenn es Unsicherheiten über die richtigen Teilnehmer gibt.

Wichtige Kriterien zur Wahl der richtigen Teilnehmer

Es geht bei der Zusammenstellung des Teilnehmerkreises immer darum, die richtigen Vertreter zu identifizieren. Dabei kann man verschiedene Gesichtspunkte in Betracht ziehen:

Funktion

Welche fachlichen Funktionen haben die Kandidaten, und wie können sie mit ihrem Expertenwissen nützliche Informationsgeber sein?

Position

Wie sind die hierarchischen Strukturen, und welchen Einfluss könnten sie darauf haben, inwiefern die Teilnehmer sich einbringen? Gibt es einen Hauptentscheider, der die Ziele definiert und bei Unstimmigkeiten eine klare Entscheidung treffen kann?

Alter und Betriebszugehörigkeit

Je nach Alter und Betriebszugehörigkeit können unterschiedliche Erfahrungswerte und neue Impulse zusammengebracht werden.

Charakter

Gibt es Kollegen, die stets versuchen, den größten Redeanteil einzunehmen und damit eher introvertierte Teilnehmer daran hindern, sich Wort zu melden? Gibt es Schwarzmaler, die pauschal gegen alles sind, gibt es ängstliche oder neophobe Persönlichkeiten – oder auch Ideenreiche Kollegen, auf die sich alle gerne verlassen?

Grundsätzlich ist es ratsam, hier einen gesunden und repräsentativen Querschnitt zusammenzustellen und darauf zu achten, dass die Gruppe in keiner Weise kopflastig wird. Entscheidend ist, dass verschiedene Perspektiven mit einfließen können, denn das hat vielerlei Effekte:

Die Blickwinkel anderer Abteilungen helfen dabei, ein kollektives Bild über alle Handlungsfelder herzustellen.
Diese Perspektivwechsel erweitern den Horizont, reduzieren Silodenken und erlauben den Aufbau von mehr Empathie.
Jeder kann sich einbringen, somit steigt die Akzeptanz und die Ideen werden von allen getragen.
Mit zunehmender Klarheit werden Unsicherheiten genommen, und gleichzeitig steigt die Verbindlichkeit, die für Kooperation und Autonomie sorgt.

Ich vergleiche das gerne mit der Crew eines Segelboots. Jeder hat seinen Posten, und es herrscht Klarheit über die eigene Funktion und die der anderen sowie über das gemeinsame Ziel. Ändern sich die Wind-, Wetter- oder Strömungsverhältnisse, weiß jeder, was zu tun ist. Die Crew handelt also autonom, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.

Aber wie stellt man die richtige Crew zusammen?

In fast allen Fällen haben meine Kunden schon einen Teilnehmerkreis im Sinn. Bevor ich dort tiefer einsteige, ist es im ersten Schritt essenziell, im Detail zu verstehen, worum es überhaupt geht und was man erreichen möchte. Erst danach hinterfrage ich die Teilnehmer, wobei ich mich jedoch nicht nur nach Position und Funktion erkundige. Stattdessen spreche ich nach Möglichkeit mit jedem Einzelnen, um mehr über den Charakter und – ganz wichtig – die Erwartungen zu erfahren. Auf diese Weise bekomme ich ein Gefühl dafür, ob es auch zwischenmenschliche Dinge im Team gibt, die ich berücksichtigen kann.

Eines meiner Grundprinzipien ist es, in den Workshops immer klare Entscheidungen zu erarbeiten, und zwar Entscheidungen, die von allen getragen werden. Daher ist es enorm wichtig, herauszufinden, wer der Entscheider ist, und mit diesem im Vorfeld zu sprechen. Es gibt in der Regel zwei Szenarien.

Erstens: Der Entscheider gibt die Ziele vor, das Team arbeitet ohne ihn daran und kann Entscheidungen im Prozess selbst treffen.

Oder Zweitens: Der Entscheider nimmt am Workshop teil und bekommt die Möglichkeit, Einfluss auf die Entscheidungen zu nehmen.

Je nachdem, was der Sachverhalt des Workshops ist, können auch die Perspektiven von Kunden oder Lieferanten nützlich sein. Man stelle sich vor, das Ziel wäre, den Service zu verbessern. In diesem Falle wäre es sogar sehr sinnvoll, eine eigene Session mit einem ausgewählten Kundenkreis durchzuführen, an deren Ergebnis anschließend gearbeitet wird.

Meine Top 10 Tipps für die richtigen Workshop-Teilnehmer:

Hinterfrage detailliert, was erreicht werden soll.
Achte auf die versteckten Ziele, die müssen meist zuerst gelöst werden.
Kenne und setze die Erwartungen bei den Teilnehmern.
Interdisziplinäre Teilnehmer ermöglichen, dass alle relevanten Informationen gesammelt werden können.
Stelle sicher, dass es immer zu Entscheidungen kommt.
Wenn es Hierarchien gibt, sorge für eine hierarchiefreie Stimmung.
Versuche, diejenigen zu identifizieren, die den Workshop stören könnten, und sei vorbereitet.
Überprüfe, ob nicht auch unerwartete Abteilungen (wie zum Beispiel Buchhaltung, Logistik, etc.) wertvolle Impulsgeber sein könnten.
Chefs müssen auch abgeholt werden!
Für die nächsten Schritte sollte es immer klare Rollen geben.

Alle Posts